Тайм-менеджмент или управление временем – важный навык при современном темпе жизни. Проще говоря, это искусство все успевать, быть эффективным и продуктивным. В современном мире этому навыку специально учат. Программа курсов построена на обучении планированию, распределению времени. При этом полученные навыки будут полезны не только в работе, но и в личной жизни. Тренинг по тайм менеджменту научит соблюдать баланс между личной жизнью и работой.

Задачи тренинга:

• Формирование у участников понятия «Эффективное управление временем»;
• Систематизация представлений участников об индивидуальных возможностях оптимизации расхода времени (как в профессиональной деятельности, так и вне ее);
• Развитие практических навыков использования инструментария планирования.

Программа тренинга:

Программа тренинга по тайм менеджменту состоит из следующих шагов:

1. Понятие «Управление временем»

• Индивидуальные особенности восприятия времени; их взаимосвязь с применяемыми техниками планирования;
• Понятие биоритмов. «График работоспособности»: планирование времени с учетом индивидуального уровня активности в течение дня;
• Планирование времени и целеполагание: определение ценностей, постановка задач, расстановка приоритетов;
• Соотнесение профессиональных и личных целей;
• Взаимосвязь распределения временных ресурсов и общих ценностных установок.

2. Традиционные источники временных потерь

• Типичные «поглотители» времени;
• Работа с неожиданными посетителями и ответы на телефонные звонки: их соотнесение с выполнением плановых задач при ограниченности во времени.

3. Технический инструментарий эффективного планирования времени

• Краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные цели;
• Основные правила планирования времени: матрица Эйзенхауэра, АВС-анализ;
• Планирование из прошлого, настоящего, будущего;
• Принцип делегирования и различные возможности его использования для эффективного распределения собственного времени. Делегирование задач при отсутствии подчиненных.

4. Индивидуальные возможности оптимизации расхода времени 

• Планирование свободного времени как необходимое условие личной эффективности;
• Самоменеджмент: планирование времени и распределение личностных ролей;
• Конфликт как источник потери времени; стратегии поведения в конфликтной ситуации;
• Эффективное межличностное взаимодействие как способ экономии времени.

Что такое тайм менеджмент?

Тайм менеджмент представляет собой навык по гибкому управлению временем. На самом деле он будет полезен всем от домохозяйки до корпоративного руководителя. По сути, это умение планировать, достигать поставленных целей и задач в заявленные сроки. В основе этого навыка лежит:

• Планирование;
• Расстановка приоритетов;
• Умение делегировать и правильно распределять задачи между сотрудниками;
• Контроль времени.

Обучение управлению временем направлено на повышение продуктивности, эффективности выполнения задач. Однако это еще и о мотивации. Если нет решимости выполнить определенную задачу, она в большой долей вероятности так и останется нерешенной.

Проведение тренинга по тайм менеджменту также направлено на снижение стресса. Если все дела распланированы заранее (даже если их много), возникает ощущение уверенности, чувство контроля, что снижает вероятность развития стрессовой ситуации.

Кому подойдет тренинг по тайм менеджменту?

Тренинг по управление временем будет полезен кому угодно. Однако если речь идет именно о решении рабочих задач, то принято выделять несколько типов программ:

• Для рядовых сотрудников;
• Для руководителей;
• Для фрилансеров.

Тренинг по тайм менеджменту для сотрудников направлен на повышение эффективности работы не только одного работника, но и команды в целом. Цель такой программы – повышение продуктивности целого отдела или компании за счет улучшения свойств каждого сотрудника.

Тренинг по тайм менеджменту для руководителей направлен на совершенствование персональных качеств, а также возможностей к управлению командой.

Обучение также востребовано в среде фрилансеров. В этом случае упор также делается на личные качества и навыки. Однако особое внимание обучение управлению временем уделяет самоконтролю, балансу работы и отдыха.

Тренинг «Тайм менеджмент» для руководителей

Проведение тренинга по тайм менеджменту, в первую очередь предполагает постановку целей для программы. Они определяются тем, кому адресованы курсы. Если речь идет о руководителях, то обучение управлению временем направлено на:

• Адаптацию к разной степени интенсивности графика – руководитель должен оставаться эффективным и размеренном режиме, и в условиях жесткого дедлайна;
• Расстановку приоритетов – важно понимать, какие задачи более приоритетны, а какие методы и в соответствии с этим выстраивать схему работы и для себя, и для подчиненных;
• Возможность делегирования – зачастую возникает ситуация, при которой руководитель, который поднялся из среды обычных сотрудников, оставляет за собой часть рутинных задач, что приводит в малой эффективность в принятии управленческих решений. Умение делегировать и контролировать позволяет повысить продуктивность. При этом важно учитывать особенности работников. Умение правильно делегировать во многом является залогом успеха. При постановке целей для подчиненных важно учитывать их сильные, слабые стороны, потенциал. Задачи должны распределяться оптимальным образом, только в этом случае можно будет добиться максимально положительного результата. Тренинг по тайм менеджменту позволяет решить все эти задачи;
• Поиск «пожирателей времени» – особенно в крупных корпорациях часто возникает проблема, когда задачи не решаются в сроки, хотя сотрудники заняты делом. В этом случае руководителю важно определить «пожирателей», то есть задачи эффективность выполнения которых не влияет на конечный результат, но при этом они занимают значительную часть рабочего дня.  Часто речь идет о митапах, совещаниях, планерках. Их проведение может занимать по несколько часов. Если есть возможность решить текущие задачи в телефонном режиме, ее нужно использовать. Тренинг по управление временем также направлен на умение быстро поставить задачу подчиненным.
•  Умение восстанавливаться – выгоревший руководитель может стать настоящей проблемой для коллектива. В связи с этим тренинг по тайм менеджменту для руководителей также направлен на навык по планированию отдыха, руководитель также должен выделять время для себя и собственных дел, уходить в отпуск без ощущения того, что вся компания без него рухнет;
• Борьбы со стрессами – гибкость, навык по быстрой адаптации к решению задач любого объема или новому коллективу позволит снизить риски развития стрессовых ситуаций.

Обучение управлением временем будет особо полезно начинающим руководителям. Зачастую им сложно переключиться с текущих задач на управленческие. Например, аналитика повысили до уровня руководителя отдела. Однако зачастую такие специалисты начинают совмещать сразу две должностные обязанности: и аналитика, и руководителя. В итоге, количество задач постоянно увеличивается. Если же будет установлена дополнительная цель, например, компания запланирует выпуск нового продукта или будет установлен жесткий дедлайн, велика вероятность выгорания.

Тренинг по планированию времени направлен на:

• Повышение продуктивности – система менеджмента позволяет определить задачи «пожиратели» и распределять периоды рабочего дня для выполнения более продуктивных целей;
• Карьерный рост – умение делегировать поможет легче справляться со стратегическими задачами, останется возможность развиваться, осваивать новые, полезные навыки;
• Развитие команды – тренинг по тайм менеджменту научит руководителя эффективнее расставлять приоритеты, правильно распределять задачи, что в целом положительно скажется на уровне продуктивности коллектива.

Тренинг по тайм менеджменту для сотрудников

Обучение управлению временем важно не только для руководства, но и рядовых сотрудников. Оно дает возможность:

• Выявить причины низкой продуктивности в работе – чтобы понять, почему сроки постоянно срываются, требуется проведение аудита, возможно сотрудники просто перегружены. Для контроля важно, чтобы каждый работник составил недельный отчет об использовании каждого рабочего дня. При этом важно мотивировать работников контролировать расход рабочего времени. Подчеркнем, что процесс отслеживания позволит точнее определить, сколько именно необходимо для решения определенной задачи. Также важно дать понять, что проведение проверки не скажется на положении отдельно взятого работника в компании. Только в этом случае возможно получить реальные данные. Аудит даст возможность определить реальные причины срывов сроков, оптимизировать бизнес-процессы. Все это можно будет понять пройдя тренинг по тайм менеджменту
• Повысить эффективность планирования – часто расчетный срок решения определенной проблемы значительно меньше, чем реальный. Тренинг по управлению временем направлен на обучение более точному планированию. Оно позволит получить навык по дроблению крупных проектов на более мелкие. Оценка срок необходимого для выполнения небольших задач значительно проще, а значит, планирование будет намного эффективнее.
• Налаживание коммуникации между руководителями и сотрудниками – организация обратной связи является неотъемлемым компонентом эффективной работы. Однако важно, чтобы она не занимала большую часть рабочего времени. Планерки, митапы – это, безусловно, хорошо, однако работникам важно уметь налаживать и удаленную коммуникацию в форматы электронных писем, переписок, отчетов.

Форматы обучения

Тренинги по тайм менеджменту могут проходить в любой формате:

• Удаленно или на рабочем месте;
• В виде семинаров, вебинаров или целых курсов.

Формат обучения управлению временем подбирается на основе задач, которые необходимо решить, размеров коллектива. Наиболее востребованы следующие варианты:

• Групповые мероприятия в виде семинаров, встреч;
• Тренинги по управлению временем на рабочем месте;
• Онлайн-курсы.

Тренинги по управлению временем на рабочем месте проводятся, как правило, в течение дня. Этот метод считается одним из наиболее эффективных, поскольку не только предполагает обучение тайм-менеджменту, но и способствует сплочению коллектива за счет командной активности, способствует улучшению межгрупповых связей, налаживанию коммуникацим. Кроме того, в ходе программы возможно живое общение, у обучающихся есть возможность задавать вопросы лектору, приводить собственные примеры. Поскольку мероприятие проводится в рабочие часы, оно не вызывает отторжения у персонала.

Тренинги по управлению временем в онлайн формате подойдут для тех случаев, когда сотрудники загружены на рабочем месте. Чаще всего предлагаются лекции в виде водеоуроков, а также задания без строгой привязки по времени. Такой способ позволяет каждому сотруднику индивидуально встроить обучение управлению временем в ход повседнего рабочего процесса.

Программа тренинга тайм менеджмента должна быть составлена на основе положения в компании. Предварительно стоит провести аудит состояния для выявления болевых точек и проблем. Кроме того, если в ходе обучения управлению временем будут приводиться примеры из реальной жизни компании его эффективность резко возрастет.

Тренинг по тайм менеджменту возможен и в индивидуальном формате. Обычно речь идет об обучении управлению временем для руководителя. В этом случае программа обучения выстраивается, исходя из потребностей, состояния дел определенного менеджера. Ментор проводит предварительную беседу для выявления основных «болевых точек», после этого составляется подробный план.

Какие навыки можно получить на тренинге управления временем?

Для повышения своей эффективности в работе тренинги по тайм менеджменту рекомендуют применять следующие довольно простые рекомендации:

• Контролируйте рабочее время – для этого можно использовать разнообразные инструменты, софт может быть индивидуальным, например, Toggle Track, или корпоративным, в качестве примера можно привести Bitcop;
• Определите наиболее продуктивный период – человек не может быть одинаково эффективным в течение всего дня. Кто-то более продуктивен в утренние часы, другие – после полудня. При расстановке целей и задач на день важно помнить об этом, самые сложные задачи, требующие максимальной концентрации рекомендуется планировать на наиболее производительный период дня;
• Не забывайте о перерывах – работа без малейшего отдыха невозможна, отсутствие перерывов негативно сказывается на способности концентрации, это важная рекомендация в ходе проведения тренинга по тайм менеджменту;
• Используйте специальные приложения по тайм-менеджменту. Они помогут контролировать выполнение целей, распределять задачи на весь рабочий день, выставлять приоритеты.

Заключение

Программа тренинга тайм менеджмента вне зависимости от того разработана она для сотрудников или руководителей, направлена на повышение эффективности, производительности. В первую очередь, обучение управление временем направлено на получение навыков по:

• правильной постановке задач;
• расстановке приоритетов;
• правильному определению сроков выполнения;
• достижению баланса между работой и отдыхом;
• налаживанию эффективного общения между сотрудниками, сотрудников в руководителями и между подразделениями;
• делегирования с учетом особенностей сотрудников.

Тренинг по тайм менеджменту – это возможность повысить эффективность команды, ее производительность, научиться распределению и правильной постановке целей.