Фасилитационные сессии

В корпоративном мире неизбежны конфликты интересов и задач между различными подразделениями и функциями. Умение договариваться, одна из важнейших компетенций внутри компании, ведь от этого зависит общий результат.

Существуют различные способы как можно выстроить коммуникацию в компании. Например, как прямой разговор между участниками, так и более современные специальные инструменты достижения договоренностей, такие как фасилитационная сессия, модерация и медиация.

Что такое фасилитационная сессия и кто такой фасилитатор?

Фасилитационная сессия — это специальный метод ускорения принятия решений за счет того, что каждый член команды получает возможность быть услышанным. Фасилитатор организует процесс коммуникации так, чтобы решаемая проблема была в центре внимания.

Медиацией называется процесс, когда существуют разные точки зрения на обсуждаемый вопрос и требуется организовать коммуникацию таким образом, чтобы аккуратно лавировать между интересами различных стейкхолдеров, учесть эти интересы и прийти к единому мнению по обсуждаемому вопросу.

Модерация – это очень похожий на фасилитацию и медиацию процесс, но этот подход используется тогда, когда в ходе обсуждения все пребывают в определенной растерянности, но результат все равно необходимо достичь.

Основная задача фасилитационной сессии – это сделать так, чтобы неорганизованный процесс, стал организованным. Если говорить простым языком, чтобы участники не просто обсудили какой-то вопрос и разошлись с непониманием что делать дальше, а сформировали конкретный и измеримый план действий по решению задачи или само решение – нужен фасилитатор

Во время проведения совещаний, стратегических сессий или обсуждений в компании по каким то вопросам важно, чтобы каждый человек, участвующий в этом процессе был максимально активен и вовлечен, чтобы каждый высказался, смог конструктивно оценить мнение другого человека и по результатам этого обсуждения были приняты какие-то решения, которые можно было зафиксировать, к примеру по SMART.

Для чего фасилитационные сессии бизнесу?

Фасилитационные сессии в бизнесе играют ключевую роль в решении сложных задач, обеспечивая эффективное взаимодействие и синергию в коллективе. Они способствуют выработке инновационных идей, повышают продуктивность и помогают в поиске оптимальных решений.

Фасилитационные сессии позволяют принять решение оперативно и качественно, учитывая интересы каждой стороны.

Фасилитационные методы и техники

Самой известной фасилитационной техникой можно назвать мозговой штурм, но им можно не ограничиваться. В арсенале профессионального фасилитатора есть такие методы как world cafe, методы смены ролей, соревнования идей и многие другие.

Процесс выстраивания фасилитационной сессии.

Процесс выстраивания фасилитационной сессии достаточно прост и состоит из двух основных шагов:

Определяем тематику мероприятия.
Определяем цели и задачи. К примеру, мы должны принять конкретные решения по текущим вопросам или у нас есть сложная задача и нужно организовать мозговой штурм, для того чтобы придумать возможные неочевидные решения.

Далее следует стандартный формат обучения. Задача фасилитатора, сделать так, чтобы

обсуждение происходило конструктивно
у каждого была возможность высказать свое мнение
участники не отходили от основной повестки мероприятия
приземлить на конкретные решения и их фиксацию, чтобы по принятым решениям назначались ответственные и четкие сроки исполнения.

Сценарий фасилитационной сессии для компании

Классический сценарий фасилитационной сессии можно описать следующими этапами.

Каждый должен быть услышан в ходе проведения фасилитационной сессии: Мы даем высказаться каждой стороне, останавливая критику и обсуждение. Сначала каждый выскажется и только потом мы это будем обсуждать. Важно, чтобы каждая сторона, во время высказывания собственной позиции, сразу обозначила вопросы, которые она хотела бы обсудить с другими интересантами.
Когда сформулирован перечень вопросов, мы предлагаем не сразу идти в их обсуждение, а сделать мозговой штурм, где доопределим какие еще вопросы нам стоит обсудить. Важно, чтобы с повесткой были согласны все. И только после этого мы переходим к шагу 3.
Каждый вопрос в ходе проведения фасилитационной сессии обсуждается в отдельности, и мы не переходим дальше, пока не до обсудили вопрос. Мы не застреваем на тех вопросах, по которым мы не можем достичь договоренности, мы «припарковываем» их. Таким образом мы получаем список вопросов, по которым мы смогли выработать решение и список вопросов, которые еще предстоит проработать. Дальше механизм повторяется, и мы снова обсуждаем вопросы, по которым не договорились. Но, команда уже понимает, что они способны договариваться, даже по сложным моментам. Ключевой ошибкой неопытных фасилитаторов является то, что , по их мнению, любой вопрос должен быть решен здесь и сейчас. Иногда в ходе фасилитационной сессии надо проявить терпение.
Четвертый шаг может иметь в себе развилку. Либо мы прорабатываем вопросы дальше, если позволяет время, либо мы договариваемся о том, в каком формате и при каких условиях в дальнейшем мы сможем выработать решение.
Ну и наконец, важно, чтобы в финале фасилитационной сессии мы определи конкретный перечень действий, своеобразный roadmap.

Ошибки в проведении фасилитационной сессии

Как мы говорили ранее, главной ошибкой проведения фасилитационной сессии можно считать неквалифицированного фасилитатора. Фасилитатор должен давать возможность высказаться каждой стороне, а не только тем, кто проявляет максимальную активность. Он должен четко следить за ходом сессии и контролировать процесс обсуждения.

Частые вопросы по теме

Зачем нам нужен фасилитатор, если мы сами можем обо все договориться?

Если команда способна договариваться самостоятельно в ходе фасилитационной сессии – это идеальный вариант. Но иногда процесс договоренностей в компании может растягиваться, на недели, месяцы и годы. Профессиональный фасилитатор ускорит этот процесс, а значит компания выиграет во времени. А, как известно, время – деньги. Если у вас есть бесконечное время для принятия решения, то вам и вправду не нужен фасилитатор.

Может ли фасилитатор работать на больших корпоративных конференциях, численностью более 100 чел.?

Чем больше людей, тем больше мнений. Большая команда — это огромный потенциал идей и инноваций. Грамотно организованная фасилитационная сессия с большой командой способна дать колоссальный эффект.

Могут ли фасилитационные сессии решить конфликт в коллективе раз и навсегда?

Фасилитационные сессии способны решить возникший в коллективе конфликт, ускорив процесс его разрешения. Будет ли это решение вечным или временным, сильно зависит от команды и ее умения договариваться. Мы рекомендуем прокачать навыки коммуникации внутри команды с помощью наших деловых и бизнес-игр.