Тренинг-практикум «Тайм-менеджмент»

Клиент:

logo-alpla

ALPLA — мировой лидер в области разработки и производства пластиковой упаковки

Участники:

Руководители подразделений

Решение:

Тренинг был направлен на проработку темы «Управление временем руководителя». При разработке программы тренинга был сделан акцент на следующие темы:

  • Умение планировать рабочий день руководителя с ранжированием задач по важности/срочности;
  • Умение выделять список задач для делегирования сотрудникам;
  • Умение контролировать выполнение поставленных задач.

Далее будет описана работа в рамках каждого из блоков и ее результаты.

Результат:

 

Умение планировать рабочий день руководителя с ранжированием задач по важности/срочности

  • Цели управления временем.
  • Понятие «личного капитала» временем.
  • Соотнесение личных и профессиональных целей.
  • Дерево целей.
  • Правило Парето, матрица Эйзенхауэра.
  • Дневной график.
  • План на неделю, месяц и более.

Реализация:

Блок был посвящен фундаментальным понятиям, которые позволят непосредственно перейти к основной теме. Для участников было откровением, что у них осталось не очень много времени на реализацию своих мечт и целей, поскольку они ранее не задумывались о таком понятии, как «личный капитал» времени. На тренинге была показана связь между личными и профессиональными целями, был показан подход к декомпозиции целей на примере метода «Альпа», разобрали ранжирование задач по важности/срочности и на основе правила Парето.

Результаты:

Главный результат, который отметили большинство участников тренинга, можно назвать «погружение в тему», умение ранжировать задачи по важности/срочности с применением правила Парето и матрицы Эйзенхауэра, умение совмещать профессиональные и личные цели, и понять, какой у участников «личный капитал» временем.

Одним из главных результатов блока – участники разобрали и собрали в новом формате важную часть рабочего дня «Проведение еженедельного совещания». За счет формулировки конкретной цели участия всех сторон, желаемых результатов для директора завода и руководителей, участники нашли возможность снизить время проведения совещания на 40 минут, что дает добавляет 3 часа чистого времени в неделю каждому руководителю.

Рекомендации:

Рекомендуется проведение деловой бизнес-игры по кроссфункциональному взаимодействию, поскольку выявились вопросы по взаимодействию между различными подразделениями.

Продолжить работу по развитию навыков по ранжированию задач и планированию рабочего дня с учетом приоритетов – это позволит снизить загрузку руководителей в течение дня, и выполнять первоочередные задачи. Поддержку можно осуществлять в формате коучинговых сессий, вебинаров, кратких сессий в формате «Вопрос-ответ».

 

Умение выделять список задач для делегирования сотрудникам

Реализация:

Блок «Умение выделять список задач для делегирования сотрудникам» с первых минут вызвал интерес у участников тренинга. В рамках этого блока были сделаны важнейшие шаги для понимания того, что часть задач, которые сейчас делают непосредственно руководители, могут делать их сотрудники.

Результаты:

На старте блока участники заявили, что план рабочего дня, который они вели до начала тренинга эффективен. После работы над кейсом и понимания, что не все так просто, участники приступили к анализу своих карточек времени дня. По результатам работы в малых группах оказалось, что руководители могут освободить от 1,5 до 3,5 часов в день при делегировании части задач своим сотрудникам. Учитывая, что часть руководителей сейчас работает в режиме 9-10 часового дня, освобождается большое количество времени, которое можно направить на личное развитие.

Рекомендации:

Рекомендуется проведение деловой бизнес-игры по кроссфункциональному взаимодействию, поскольку выявились вопросы по взаимодействию между различными подразделениями.

Продолжить работу по развитию навыков по ранжированию задач и планированию рабочего дня с учетом приоритетов – это позволит снизить загрузку руководителей в течение дня, и выполнять первоочередные задачи. Поддержку можно осуществлять в формате коучинговых сессий, вебинаров, кратких сессий в формате «Вопрос-ответ».

 

Умение контролировать выполнение поставленных задач

  • Контроль и самоконтроль как инструменты повышения эффективности.
  • Контроль исполнения, конструктивная обратная связь.
  • Самоконтроль и самомотивация.
  • Как избавиться от стресса на рабочем месте.
  • Техники «быстрого восстановления» и включения в работу.

Реализация:

В рамках третьего блога участники работали над методами контроля задач, которые взяли на себя и которые были поставлены перед сотрудниками. Разобрали варианты контроля: начальный, промежуточный и конечный. Обратили внимание на применение различных видов контроля для сотрудников разного уровня подготовки (в зависимости от их мотивации и компетентности).

Результаты:

Участники поняли, как можно и нужно контролировать поставленные задачи, увидели, что правильная постановка задачи и обратная связь на этапе постановки, существенно экономят время на контроль исполнения. Кратко познакомились с различными инструментами постановки задач и контроля при различных уровнях подготовки сотрудников в соответствии с моделью ситуационного лидерства.

Рекомендации:

Рекомендуется проведение деловой бизнес-игры по кроссфункциональному взаимодействию, поскольку выявились вопросы по взаимодействию между различными подразделениями.

Продолжить работу по развитию навыков по ранжированию задач и планированию рабочего дня с учетом приоритетов – это позволит снизить загрузку руководителей в течение дня, и выполнять первоочередные задачи. Поддержку можно осуществлять в формате коучинговых сессий, вебинаров, кратких сессий в формате «Вопрос-ответ».

 

Анализ анкет

В анкетах обратной связи участники поставили следующие отметки:

  1. Структурированность информации – 9,5 баллов;
  2. Возможность применить навыки – 8,7 баллов;
  3. Актуальность и применимость информации – 9,4 баллов;
  4. Организация тренинга – 9,6 баллов.

В свободной форме участники благодарили за отличную организацию, четкую структуру тренинга, разнообразие и практичность предлагаемых инструментов. Также участники рекомендовали посетить тренинг директорам заводов и линейным руководителям.